Convocazione dell’assemblea nelle Srl: la disciplina codicistica, le deroghe statutarie e i rimedi avverso le delibere invalide
L’assemblea è il luogo in cui si forma la volontà sociale e, di conseguenza, assumono particolare rilevanza le modalità di convocazione dell’assemblea dei soci. Nella prassi, la maggior parte dei contenziosi societari riguardano l’assemblea, le sue modalità di convocazione e partecipazione, l’esercizio del voto, etc. Tale approfondimento, quindi, ha come scopo quello di esaminare la disciplina applicabile alle società a responsabilità limitata, avendo riguardo alle modalità di convocazione, ai termini, alle deroghe e ai principali strumenti di tutela.
Come si convoca l’assemblea dei soci: la disciplina codicistica
La riforma societaria del 2003 ha dettato delle norme peculiari sul funzionamento dell’assemblea delle s.r.l. che divergono dalle previsioni previste per le s.p.a. Lo scopo della riforma era quello di riconoscere ampi spazi all’autonomia privata.
In tal senso, sotto il profilo delle modalità di convocazione dell’assemblea di una s.r.l., l’art. 2479 bis, c. 1, c.c. prevede che “l’atto costitutivo determina i modi di convocazione dell’assemblea dei soci, tali comunque da assicurare la tempestiva informazione sugli argomenti da trattare”. In mancanza di specifica indicazione statutaria, si applica il regime legale in forza del quale l’assemblea è regolarmente convocata “mediante lettera raccomandata spedita ai soci almeno otto giorni prima dell’adunanza nel domicilio risultante dal registro delle imprese” (art. 2479 bis, c. 1, c.c.).
L’assemblea si riunisce presso la sede sociale o nel comune ove è posta la sede della società e la convocazione spetta agli amministratori, salva specifica previsione contraria contenuta nell’atto costitutivo e salvo il potere di convocazione diretta dell’assemblea da parte dei soci titolari di almeno un terzo del capitale sociale. È ormai ritenuto pacifico che la convocazione possa avvenire anche mediante messaggio di posta elettronica certificata. Infatti, come previsto dal D.P.R. n. 68/2005, la raccomandata con ricevuto di ritorno è equiparata al messaggio di posta elettronica certificata e, di conseguenza, “l’invio di un messaggio di posta elettronica certificata soddisfa i requisiti di forma richiesti dall’art. 2479 bis c.c. per la convocazione dell’assemblea di una società di capitali e ciò indipendentemente dal fatto che l’indirizzo del socio non sia rinvenibile nel registro delle imprese” (Trib. Milano, Sent. n. 9189/2015).
L’avviso di convocazione ha come scopo quello di consentire ai soci la partecipazione informata: per tale motivo, esso deve contenere l’indicazione del giorno, dell’ora e del luogo dell’adunanza e l’elenco delle materie da trattare. Inoltre, può prevedere ulteriori date per lo svolgimento dell’adunanza e potranno essere fissati quorum costitutivi diversi per ogni convocazione (es. l’assemblea si riunisce il giorno xx alle ore hh in prima convocazione presso la sede della società, il giorno yy alle ore hh in seconda convocazione). L’indicazione dell’ordine del giorno “è preordinata ad una duplice funzione, ovvero, da un canto, consentire a ciascun socio di partecipare ai “lavori assembleari” in maniera consapevole ed informata, e, dall’altra, tutelare la buona fede del socio che non intenda partecipare all’assemblea in merito alle questioni che ivi saranno trattate” (Trib. Roma, Sent. n. 22268/2017). Tuttavia, la giurisprudenza della Suprema Corte ha specificato che l’ordine del giorno non debba essere eccessivamente puntuale e dettagliato bensì è sufficiente che vi sia un’indicazione sintetica delle questioni all’ordine del giorno, purché chiara e non ambigua (C. Cass., Sent. 23296/2005).
Per consentire un corretto svolgimento dell’attività societaria, la Giurisprudenza ritiene necessario “contemperare, da un lato, l’interesse del socio ad una corretta e tempestiva informazione pre-assembleare, e dall’altro l’interesse della società a fare ragionevole affidamento sulla validità della convocazione, e quindi della deliberazione, alla stregua di dati agevolmente reperibili e verificabili” (C. Cass., Sent. 14770/2012). In tal senso, ai fini del perfezionamento del procedimento di convocazione assembleare non è rilevante il momento di ricezione dell’avviso bensì quello di spedizione, così come previsto dal c. 1 dell’art. 2479 bis c.c e confermato dalla giurisprudenza di merito (Trib. Milano n. 2399/2017). In altre parole, l’assemblea dei soci si presume validamente costituita qualora gli avvisi di convocazione siano stati spediti almeno otto giorni prima dell’adunanza e siano pervenuti ai destinatari in tempo utile a consentire loro di prendervi parte con adeguata conoscenza degli argomenti posti all’ordine del giorno. Tale presunzione, tuttavia, può essere “vinta nel caso in cui il destinatario dimostri che, per causa a lui non imputabile, egli non abbia affatto ricevuto l’avviso di convocazione o lo abbia ricevuto così tardi da non consentirgli di prendere parte all’adunanza, in base a circostanze di fatto il cui accertamento e la cui valutazione in concreto sono riservati alla cognizione del giudice di merito” (C. Cass. SS.UU., Sent. n. 23218/2013).
Il c. 5 dell’art. 2479-bis c.c. consente che, pur in mancanza di formale convocazione, l’assemblea è regolarmente costituita e “la deliberazione s’intende adottata quando ad essa partecipa l’intero capitale sociale e tutti gli amministratori e sindaci sono presenti o informati della riunione e nessuno si oppone alla trattazione dell’argomento”.
Le deroghe statutarie
Peculiarità delle s.r.l. è la possibilità di derogare alle disposizioni di legge attraverso l’introduzione nell’atto costitutivo di apposite clausole. I soci, infatti, possono decidere di prevedere delle modalità di convocazione dell’assemblea differenti rispetto a quelle sopra analizzate. Le deroghe possono riguardare tutti gli aspetti della convocazione, tra cui l’aumento o la diminuzione del termine di convocazione, la differenziazione del dies a quo da cui decorre il suddetto termine, le maggioranze previste per la convocazione, la sede dell’assemblea. Si può quindi prevedere un preavviso superiore agli 8 giorni, la rilevanza del momento di ricezione dell’avviso di convocazione rispetto a quello di spedizione, una maggioranza diversa per la seconda convocazione, etc.
È comunque necessario assicurare “la tempestiva informazione sugli argomenti da trattare”, per cui un termine eccessivamente breve risulterebbe essere contrario a tale disposizione di legge, da considerarsi in tal senso inderogabile.
Nell’avviso di convocazione dell’assemblea è possibile prevedere, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza e l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione. Il Decreto Milleproroghe 2026 ha esteso fino al 30 settembre 2026 la possibilità di svolgere assemblee mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, prorogando l’efficacia della disciplina introdotta dall’art. 106, D.L. 18/2020.
Invalidità delle decisioni
“Le decisioni dei soci che non sono prese in conformità della legge o dell’atto costitutivo” sono annullabili (art. 2479 ter, c. 1, c.c.). L’annullabilità è l’ipotesi di invalidità generale prevista dal codice civile e consente ai soci non assenzienti, agli amministratori e al collegio sindacale di impugnare le delibere adottate in difetto dei requisiti previsti.
Il termine per l’impugnazione è di 90 giorni a decorrere dalla trascrizione della decisione impugnabile nel libro delle decisioni dei soci. L’azione di annullamento è personale e spetta a ciascun socio, indipendentemente dalla quota di partecipazione. L’azione “ha effetto rispetto a tutti i soci ed obbliga gli amministratori […] a prendere i conseguenti provvedimenti sotto la propria responsabilità. In ogni caso sono salvi i diritti acquistati in buona fede dai terzi in base ad atti compiuti in esecuzione della deliberazione” (combinato disposto artt. 2479, c. 3, e 2377, c. 8, c.c.). È tuttavia possibile per la Società ovvero per il socio ricorrente ottenere dal Tribunale la concessione di un termine non superiore a centottanta giorni per l’adozione di una nuova decisione idonea ad eliminare la causa di invalidità. In tal caso, previa verifica dell’avvenuta rimozione dei vizi, l’annullamento della deliberazione non può avere luogo.
In ogni caso, “l’impugnazione della deliberazione invalida per mancata convocazione non può essere esercitata da chi anche successivamente abbia dichiarato il suo assenso allo svolgimento dell’assemblea” (combinato disposto artt. 2479, c. 3, e 2379 bis, c. 1, c.c.).
Convocazione viziata e delibera invalida: come evitarlo
La convocazione dell’assemblea rappresenta un momento fondamentale nella formazione della volontà sociale. È per questo fondamentale conoscere e rispettare le disposizioni legali in materia, sia per quanto concerne i tempi di convocazione sia per quanto riguarda le modalità.
Lo statuto può prevedere delle deroghe: in tal senso è importante rivolgersi a dei professionisti per evitare di inserire clausole nulle o poco chiare e, di conseguenza, il sorgere di controversie circa la loro corretta interpretazione.
